Strukturiertes Onboarding – eine Investition in die Zukunft

Sicher kennen Sie folgendes Szenario:
Montagmorgen, erster Arbeitstag im neuen Job. Hochmotiviert und mit Herzklopfen bis zum Hals stehen Sie pünktlich vor ihrem neuen Büro.

• Bereit, sich voll reinzuhängen.
• Bereit, etwas Neues zu lernen.
• Bereit, Ihre Kolleg*innen und Vorgesetzte*n kennenzulernen.
• Bereit für einen herzlichen Empfang.

Und dann? … NICHTS …
Ihre zukünftige Vorgesetzte musste ein wichtiges Telefonat entgegennehmen und die Assistent*in signalisiert Ihnen entschuldigend, kurz draußen zu warten. Keine Kolleg*in springt ein, Sie zu begrüßen, da niemand über Ihre Einstellung informiert ist oder weiß, was zu tun ist. Diese Situation vermittelt das Gefühl mangelnder Wertschätzung: „Will man mich hier überhaupt?“

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck! Was lange nur für Bewerber*innen galt, gilt heute auch für Unternehmen!

Für neue Mitarbeiter*innen soll eine Wohlfühlatmosphäre geschaffen werden, in der die Neuen sich von Beginn an als vollwertiges Mitglied des Unternehmens fühlen. Die gute Nachricht ist, Sie als Unternehmen haben es selbst in der Hand. Strukturiertes Onboarding – also neue Mitarbeiter*innen „an Bord zu holen“ – ist nämlich denkbar einfach. Es braucht nur die richtige Vorbereitung und zunächst etwas Zeit, die aber bestens investiert ist.

Warum sollte man in Onboarding investieren?

Motivation

Ein strukturiertes und gut geplantes Onboarding ist ein Zeichen von Wertschätzung gegenüber den neuen Mitarbeiter*innen. Das wird von den neuen Mitarbeiter*innen honoriert durch einen selbstbewussten und noch motivierteren Einstieg in das Unternehmen und die Aufgabe/Position.

Fehlervermeidung

Fehler durch Mitarbeiter*innen können Unternehmen teuer zu stehen kommen, ein gezieltes Onboarding verringert die Anfälligkeit für Fehler gerade in der Anfangszeit.

Produktivität

Je schneller neue Mitarbeiter*innen eingearbeitet und in die Arbeitsprozesse integriert sind, desto schneller können sie Top-Leistungen bringen. Damit kann die Produktivität der gesamten Organisation profitieren und gesteigert werden.

Markenbotschafter

Gut umgesetztes Onboarding trägt zu einem positiven Employer Branding bei. Wer zufrieden ist, sich gut aufgehoben und wertgeschätzt fühlt, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber weiter. Onboarding kann also auch ein Werkzeug sein und dazu beitragen, die besten Mitarbeiter*innen für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden.

Das klingt jetzt erstmal nach viel Arbeit und vor allem viel Zeit, die investiert werden muss. Unternehmen sollten das Onboarding als Projekt betrachten. Durch professionelles Onboarding finden Mitarbeiter*innen sich schneller zurecht, sind motivierter, produktiver und zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter*innen sind die beste Werbung für ihr Unternehmen.

Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen:

1. Vor dem 1. Arbeitstag

Hier ist eine gute Vorbereitung wichtig. Zunächst einmal sollte ein individueller Einarbeitungsplan erstellt werden, das Team und die Kolleg*innen informiert und ein Pate oder eine Patin ausgewählt werden, die den Neuen vor allem in der Anfangszeit mit Rat und Tat zur Seite stehen. Für neue Mitarbeiter*innen ist es beruhigend zu wissen, dass es jemanden gibt, an den sie sich mit all ihren Fragen wenden können. Auch Formalitäten wie Arbeitsvertrag, Anmeldung der Neuen bei der Krankenkasse etc. sowie organisatorische Maßnahmen wie ein eingerichteter Arbeitsplatz müssen erledigt sein.

Der 1. Arbeitstag und die 1. Arbeitswoche

Ein herzlicher Empfang am 1. Arbeitstag und ein kleines Präsent geben neuen Mitarbeiterinnen das Gefühl, willkommen zu sein. Team und Kolleginnen werden vorgestellt und allgemeine organisatorische Informationen wie Vorschriften, Arbeitssicherheit, aber auch Pausen- und Urlaubsregelungen sollten an die Neuen weitergegeben werden.

Da nichts unangenehmer ist als sich nicht gebraucht zu fühlen, gibt eine kleine, realistische Aufgabe für den ersten Tag neuen Mitarbeiter*innen die Chance, ihr Know-How direkt unter Beweis stellen zu können.

Eine gemeinsame Mittagspause – nicht nur am 1. Tag – legt den Grundstein für die Integration in das bestehende Team und schafft die Möglichkeit für den persönlichen Austausch. In der ersten Woche sollte der Einarbeitungsplan mit den neuen Mitarbeiter*innen besprochen und gegenseitige Erwartungen sollten definiert werden. Die Einführung in erste Projekte sowie abteilungsspezifische Prozesse sollte so erfolgen, dass die neuen Mitarbeiter*innen am Ende der ersten Arbeitswoche die wesentlichen Informationen ihre Tätigkeit betreffend zur Verfügung haben.

3. Die Einarbeitungszeit bzw. Integrationsphase bis zum Ende der Probezeit

Ganz wichtig ist die Etablierung eines regelmäßigen Feedbacks, nicht nur nach der ersten Woche, sondern in regelmäßigen Abständen, um Ziele gegebenenfalls anzupassen bzw. Schwierigkeiten vorzubeugen. Am Ende der Probezeit steht natürlich ein ausführliches Gespräch mit einer Analyse der zurückliegenden Probezeit und einem Ausblick (kurz, mittel und langfristig).

Neue Mitarbeiter*innen sollten nach der ersten Woche nicht allein gelassen, sondern weiterhin unterstützt werden mit dem Ziel sukzessive mehr Verantwortung übernehmen zu können. Weiterbildungsmaßnahmen, die Kompetenzen ausbauen oder festigen sollen, können gerne in dieser Phase starten.

Die DCZ entwickelt maßgeschneiderte Onboarding-Prozesse

Wir unterstützen unsere Kunden in den letzten Jahren verstärkt im Onboarding-Prozess, da das Bewusstsein dafür, wie wichtig ein guter erster Eindruck und ein guter Start – nicht nur für die Mitarbeiter*innen selbst, sondern auch für die Unternehmen – gewachsen ist. Gerade kleinere, noch im Aufbau begriffene Unternehmen, deren HR-Abteilung noch nicht entsprechend ausgerüstet ist, profitieren vom professionellen externen Input. Sprechen Sie uns gerne an, wenn auch Sie neue Mitarbeiter*innen erfolgreich an Bord holen wollen und damit in die Zukunft ihres Unternehmens investieren.

Ihr DCZ Team!