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Strukturiertes Onboarding – eine Investition in die Zukunft

2/10/2020

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Reihe I HR-Management in Unternehmen der Life Sciences
Mit Onboarding wird der Einstieg neuer Mitarbeiter*innen schnell zum Erfolg
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Sicher kennen Sie folgendes Szenario:
Montagmorgen, erster Arbeitstag im neuen Job.
Hochmotiviert und mit Herzklopfen bis zum Hals stehen Sie pünktlich vor ihrem neuen Büro.

  • Bereit, sich voll reinzuhängen.
  • Bereit, etwas Neues zu lernen.
  • Bereit, Ihre Kolleg*innen und Vorgesetzte*n kennenzulernen.
  • Bereit für einen herzlichen Empfang.
Und dann? ... NICHTS …
Ihre zukünftige Vorgesetzte musste ein wichtiges Telefonat entgegennehmen und die Assistent*in signalisiert Ihnen entschuldigend, kurz draußen zu warten. Keine Kolleg*in springt ein, Sie zu begrüßen, da niemand über Ihre Einstellung informiert ist oder weiß, was zu tun ist.
Diese Situation vermittelt das Gefühl mangelnder Wertschätzung: „Will man mich hier überhaupt?“
Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck!
Was lange nur für Bewerber*innen galt, gilt heute auch für Unternehmen!

Für neue Mitarbeiter*innen soll eine Wohlfühlatmosphäre geschaffen werden, in der die Neuen sich von Beginn an als vollwertiges Mitglied des Unternehmens fühlen.  Die gute Nachricht ist, Sie als Unternehmen haben es selbst in der Hand. Strukturiertes Onboarding – also neue Mitarbeiter*innen „an Bord zu holen“ – ist nämlich denkbar einfach. Es braucht nur die richtige Vorbereitung und zunächst etwas Zeit, die aber bestens investiert ist.
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Warum sollte man in Onboarding investieren?
  • Motivation
    Ein strukturiertes und gut geplantes Onboarding ist ein Zeichen von Wertschätzung gegenüber den neuen Mitarbeiter*innen.
    Das wird von den neuen Mitarbeiter*innen honoriert durch einen selbstbewussten und noch motivierteren Einstieg in das Unternehmen und die Aufgabe/Position.

  • Produktivität
    Je schneller neue Mitarbeiter*innen eingearbeitet und in die Arbeitsprozesse integriert sind, desto schneller können sie Top-Leistungen bringen. Damit kann die  Produktivität der gesamten Organisation profitieren und gesteigert werden.

  • Fehlervermeidung
    Fehler durch Mitarbeiter*innen können Unternehmen teuer zu stehen kommen, ein gezieltes Onboarding verringert die Anfälligkeit für Fehler gerade in der Anfangszeit.

  • Markenbotschafter
    Gut umgesetztes Onboarding trägt zu einem positiven Employer Branding bei. Wer zufrieden ist, sich gut aufgehoben und wertgeschätzt fühlt, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber weiter.
    Onboarding kann also auch ein Werkzeug sein und dazu beitragen, die besten Mitarbeiter*innen für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden.

Das klingt jetzt erstmal nach viel Arbeit und vor allem viel Zeit, die investiert werden muss. Unternehmen sollten das Onboarding als Projekt betrachten. Durch professionelles Onboarding finden Mitarbeiter*innen sich schneller zurecht, sind motivierter, produktiver und zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter*innen sind die beste Werbung für ihr Unternehmen.

Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen:
1. Vor dem 1. Arbeitstag
Hier ist eine gute Vorbereitung wichtig. Zunächst einmal sollte ein individueller Einarbeitungsplan erstellt werden, das Team und die Kolleg*innen informiert und ein Pate oder eine Patin ausgewählt werden, die den Neuen vor allem in der Anfangszeit mit Rat und Tat zur Seite stehen. Für neue Mitarbeiter*innen ist es beruhigend zu wissen, dass es jemanden gibt, an den sie sich mit all ihren Fragen wenden können. Auch Formalitäten wie Arbeitsvertrag, Anmeldung der Neuen bei der Krankenkasse etc. sowie organisatorische Maßnahmen wie ein eingerichteter Arbeitsplatz müssen erledigt sein.
2. Der 1. Arbeitstag und die 1. Arbeitswoche
Ein herzlicher Empfang am 1. Arbeitstag und ein kleines Präsent geben neuen Mitarbeiter*innen das Gefühl, willkommen zu sein. Team und Kolleg*innen werden vorgestellt und allgemeine organisatorische Informationen wie Vorschriften, Arbeitssicherheit, aber auch Pausen- und Urlaubsregelungen sollten an die Neuen weitergegeben werden.
Da nichts unangenehmer ist als sich nicht gebraucht zu fühlen, gibt eine kleine, realistische Aufgabe für den ersten Tag neuen Mitarbeiter*innen die Chance, ihr Know-How direkt unter Beweis stellen zu können.

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Eine gemeinsame Mittagspause – nicht nur am 1. Tag - legt den Grundstein für die Integration in das bestehende Team und schafft die Möglichkeit für den persönlichen Austausch.
In der ersten Woche sollte der Einarbeitungsplan mit den neuen Mitarbeiter*innen besprochen und gegenseitige Erwartungen sollten definiert werden. Die Einführung in erste Projekte sowie abteilungsspezifische Prozesse sollte so erfolgen, dass die neuen Mitarbeiter*innen am Ende der ersten Arbeitswoche die wesentlichen Informationen ihre Tätigkeit betreffend zur Verfügung haben.
3. Die Einarbeitungszeit bzw. Integrationsphase bis zum Ende der Probezeit
Ganz wichtig ist die Etablierung eines regelmäßigen Feedbacks, nicht nur nach der ersten Woche, sondern in regelmäßigen Abständen, um Ziele gegebenenfalls anzupassen bzw. Schwierigkeiten vorzubeugen. Am Ende der Probezeit steht natürlich ein ausführliches Gespräch mit einer Analyse der zurückliegenden Probezeit und einem Ausblick (kurz, mittel und langfristig).
Neue Mitarbeiter*innen sollten nach der ersten Woche nicht allein gelassen, sondern weiterhin unterstützt werden mit dem Ziel sukzessive mehr Verantwortung übernehmen zu können.
Weiterbildungsmaßnahmen, die Kompetenzen ausbauen oder festigen sollen, können gerne in dieser Phase starten.

Die DCZ entwickelt maßgeschneiderte Onboarding-Prozesse
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Sprechen Sie uns gerne an, wenn auch Sie neue Mitarbeiter*innen erfolgreich an Bord holen wollen und damit in die Zukunft ihres Unternehmens investieren.

Wir unterstützen unsere Kunden in den letzten Jahren verstärkt im Onboarding-Prozess, da das Bewusstsein dafür, wie wichtig ein guter erster Eindruck und ein guter Start - nicht nur für die Mitarbeiter*innen selbst, sondern auch für die Unternehmen - gewachsen ist.
Gerade kleinere, noch im Aufbau begriffene Unternehmen, deren HR-Abteilung noch nicht entsprechend ausgerüstet ist, profitieren vom professionellen externen Input.



Ihr DCZ Team


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Wie lange dauert es noch?

14/5/2020

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HR-Management in Unternehmen der Life Sciences
Wer kennt sie nicht?! Die beliebteste Frage von Kindern, wenn man unterwegs ist, sei es zu Fuß, im Auto oder mit der Bahn:

Wie lange dauert es noch?
Dies gehört sicher auch derzeit zu den beliebtesten Fragen: Wie lange dauert es noch? Wann haben wir die Corona-Pandemie hinter uns gelassen oder ein Medikament oder Impfstoff gefunden, um sie zu bekämpfen?

Wie lange dauert es, bis unser Leben wieder normal ist?
Leider kann diese Fragen gerade niemand beantworten. Daher müssen wir Wege finden, damit umzugehen und dennoch produktiv zu sein.
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Verschiedene Strategien können dabei sehr effektiv sein
1. Hör auf, die Zeit zu zählen:
Keiner weiß, wie lange die Situation noch so bleibt, wie sie ist. Setze dir kleine erreichbare Ziele, bleib am Ball und entwickele dich weiter. Versuche, dein bestes Ich zu werden. Wertschätze das, was du oder andere erreicht haben. Ein kleiner Dank tut jedem gut.

2. Nobody is perfect:
Tu das, was jetzt in deinen Möglichkeiten liegt. Wenn du wartest, bis etwas perfekt ist, ist die Zeit dafür vielleicht schon vorbei. Tatsächlich ist jetzt die Zeit, aus Fehlern zu lernen und sie als das zu akzeptieren, was sie sind: die Möglichkeit, besser zu werden.
3. Alle sitzen im gleichen Boot:
Hadere nicht mit der Situation. Den meisten geht es wie dir.  Alle müssen schauen, wie sie Berufs- und Privatleben meistern, und tatsächlich gibt es dabei viele kreative Ideen. Nutze die Zeit, um selbst neue Ideen auszuprobieren und dich, dein Produkt oder deine Dienstleistung weiterzubringen.
Neue Wege gehen, um schneller ans Ziel zu kommen
Auch wir als langjährig erfahrene Personalberaterinnen stehen vor der Herausforderung uns auf die neuartige Situation ein- und aufzustellen.

Wir sehen es als Chance, neue Möglichkeiten zu identifizieren, zum Beispiel wie wir noch schneller und flexibler auf Kundenbedürfnisse eingehen können.
Darüber hinaus ist und bleibt ein Top Thema in unserem Business, Talente nicht nur auszumachen, sondern noch effektiver für unsere Kunden zu aktivieren. 
Doch kann man auch hier kreativ sein und verschiedene neue Wege gehen? Wir sind davon überzeugt!
Search, Hiring, Onboarding, Qualifying und Retention sind Themenfelder, die wir bedienen und mit denen wir uns in den nächsten Wochen hier auseinandersetzen wollen.


Seien Sie gespannt und bleiben Sie gesund!

Ihr DCZ Team
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