DCZ Executive Search GmbH

Strukturiertes Onboarding – eine Investition in die Zukunft

2/10/2020

Reihe I HR-Management in Unternehmen der Life Sciences

Mit Onboarding wird der Einstieg neuer Mitarbeiter*innen schnell zum Erfolg

Sicher kennen Sie folgendes Szenario:
Montagmorgen, erster Arbeitstag im neuen Job.
Hochmotiviert und mit Herzklopfen bis zum Hals stehen Sie pünktlich vor ihrem neuen Büro.

Bereit, sich voll reinzuhängen.
Bereit, etwas Neues zu lernen.
Bereit, Ihre Kolleg*innen und Vorgesetzte*n kennenzulernen.
Bereit für einen herzlichen Empfang.

Und dann? ... NICHTS …
Ihre zukünftige Vorgesetzte musste ein wichtiges Telefonat entgegennehmen und die Assistent*in signalisiert Ihnen entschuldigend, kurz draußen zu warten. Keine Kolleg*in springt ein, Sie zu begrüßen, da niemand über Ihre Einstellung informiert ist oder weiß, was zu tun ist.
Diese Situation vermittelt das Gefühl mangelnder Wertschätzung: „Will man mich hier überhaupt?“

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck!
Was lange nur für Bewerber*innen galt, gilt heute auch für Unternehmen!

Für neue Mitarbeiter*innen soll eine Wohlfühlatmosphäre geschaffen werden, in der die Neuen sich von Beginn an als vollwertiges Mitglied des Unternehmens fühlen. Die gute Nachricht ist, Sie als Unternehmen haben es selbst in der Hand. Strukturiertes Onboarding – also neue Mitarbeiter*innen „an Bord zu holen“ – ist nämlich denkbar einfach. Es braucht nur die richtige Vorbereitung und zunächst etwas Zeit, die aber bestens investiert ist.

Warum sollte man in Onboarding investieren?

Motivation
Ein strukturiertes und gut geplantes Onboarding ist ein Zeichen von Wertschätzung gegenüber den neuen Mitarbeiter*innen.
Das wird von den neuen Mitarbeiter*innen honoriert durch einen selbstbewussten und noch motivierteren Einstieg in das Unternehmen und die Aufgabe/Position.
Produktivität
Je schneller neue Mitarbeiter*innen eingearbeitet und in die Arbeitsprozesse integriert sind, desto schneller können sie Top-Leistungen bringen. Damit kann die Produktivität der gesamten Organisation profitieren und gesteigert werden.

Fehlervermeidung
Fehler durch Mitarbeiter*innen können Unternehmen teuer zu stehen kommen, ein gezieltes Onboarding verringert die Anfälligkeit für Fehler gerade in der Anfangszeit.
Markenbotschafter
Gut umgesetztes Onboarding trägt zu einem positiven Employer Branding bei. Wer zufrieden ist, sich gut aufgehoben und wertgeschätzt fühlt, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber weiter.
Onboarding kann also auch ein Werkzeug sein und dazu beitragen, die besten Mitarbeiter*innen für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden.

Das klingt jetzt erstmal nach viel Arbeit und vor allem viel Zeit, die investiert werden muss. Unternehmen sollten das Onboarding als Projekt betrachten. Durch professionelles Onboarding finden Mitarbeiter*innen sich schneller zurecht, sind motivierter, produktiver und zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter*innen sind die beste Werbung für ihr Unternehmen.

Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen:

1. Vor dem 1. Arbeitstag

Hier ist eine gute Vorbereitung wichtig. Zunächst einmal sollte ein individueller Einarbeitungsplan erstellt werden, das Team und die Kolleg*innen informiert und ein Pate oder eine Patin ausgewählt werden, die den Neuen vor allem in der Anfangszeit mit Rat und Tat zur Seite stehen. Für neue Mitarbeiter*innen ist es beruhigend zu wissen, dass es jemanden gibt, an den sie sich mit all ihren Fragen wenden können. Auch Formalitäten wie Arbeitsvertrag, Anmeldung der Neuen bei der Krankenkasse etc. sowie organisatorische Maßnahmen wie ein eingerichteter Arbeitsplatz müssen erledigt sein.

2. Der 1. Arbeitstag und die 1. Arbeitswoche

Ein herzlicher Empfang am 1. Arbeitstag und ein kleines Präsent geben neuen Mitarbeiter*innen das Gefühl, willkommen zu sein. Team und Kolleg*innen werden vorgestellt und allgemeine organisatorische Informationen wie Vorschriften, Arbeitssicherheit, aber auch Pausen- und Urlaubsregelungen sollten an die Neuen weitergegeben werden.
Da nichts unangenehmer ist als sich nicht gebraucht zu fühlen, gibt eine kleine, realistische Aufgabe für den ersten Tag neuen Mitarbeiter*innen die Chance, ihr Know-How direkt unter Beweis stellen zu können.

Eine gemeinsame Mittagspause – nicht nur am 1. Tag - legt den Grundstein für die Integration in das bestehende Team und schafft die Möglichkeit für den persönlichen Austausch.
In der ersten Woche sollte der Einarbeitungsplan mit den neuen Mitarbeiter*innen besprochen und gegenseitige Erwartungen sollten definiert werden. Die Einführung in erste Projekte sowie abteilungsspezifische Prozesse sollte so erfolgen, dass die neuen Mitarbeiter*innen am Ende der ersten Arbeitswoche die wesentlichen Informationen ihre Tätigkeit betreffend zur Verfügung haben.

3. Die Einarbeitungszeit bzw. Integrationsphase bis zum Ende der Probezeit

Ganz wichtig ist die Etablierung eines regelmäßigen Feedbacks, nicht nur nach der ersten Woche, sondern in regelmäßigen Abständen, um Ziele gegebenenfalls anzupassen bzw. Schwierigkeiten vorzubeugen. Am Ende der Probezeit steht natürlich ein ausführliches Gespräch mit einer Analyse der zurückliegenden Probezeit und einem Ausblick (kurz, mittel und langfristig).
Neue Mitarbeiter*innen sollten nach der ersten Woche nicht allein gelassen, sondern weiterhin unterstützt werden mit dem Ziel sukzessive mehr Verantwortung übernehmen zu können.
Weiterbildungsmaßnahmen, die Kompetenzen ausbauen oder festigen sollen, können gerne in dieser Phase starten.

Die DCZ entwickelt maßgeschneiderte Onboarding-Prozesse

Sprechen Sie uns gerne an, wenn auch Sie neue Mitarbeiter*innen erfolgreich an Bord holen wollen und damit in die Zukunft ihres Unternehmens investieren.

Wir unterstützen unsere Kunden in den letzten Jahren verstärkt im Onboarding-Prozess, da das Bewusstsein dafür, wie wichtig ein guter erster Eindruck und ein guter Start - nicht nur für die Mitarbeiter*innen selbst, sondern auch für die Unternehmen - gewachsen ist.
Gerade kleinere, noch im Aufbau begriffene Unternehmen, deren HR-Abteilung noch nicht entsprechend ausgerüstet ist, profitieren vom professionellen externen Input.

Ihr DCZ Team

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Wo finde ich…?

19/5/2020

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HR-Management in Unternehmen der Life Sciences

Wo finde ich …?

Eine sehr beliebte Frage von Kindern, wenn sie etwas suchen, ist: Wo finde ich…?

Diese Frage wird bereits gestellt, bevor mit der Suche überhaupt begonnen wird.

Durch Home Office und Home Schooling sind im Moment viele von uns ganz nah an diesem Thema dran und beobachten, dass oft nur oberflächlich gesucht wird. Erst wenn es wirklich wichtig ist, wird mehr Energie in die Suche gesteckt.

Und außerdem ist es einfacher, Mama um Hilfe zu bitten.

Suchen und Finden

Suchen und Finden spielt auch in unserem Business eine zentrale Rolle.

Für unsere Auftraggeber suchen wir Mitarbeiter*innen, die optimal auf die fachlichen und persönlichen Anforderungen der neuen Position und des Unternehmens passen - den perfekten Match eben.

Deshalb ist es für unseren Suchauftrag unerlässlich, im ersten Schritt eine möglichst detaillierte Definition dessen, was und wen wir suchen, zu erarbeiten.

Um beim Bild mit den Kindern zu bleiben:
Suchen wir das rote Haargummi oder das blaue mit den Sternen?

Dezidierte Definition des Profils

Mittel und Wege der Suche nach Kandidat*innen

Für die Profildefinition ist ein intensiver Austausch und Kommunikation mit unseren Auftraggebern eine unbedingte Voraussetzung.

Wir brauchen tiefgreifende Informationen zu allen Aspekten des Unternehmens und natürlich zu den inhaltlichen und fachlichen Anforderungen der zu besetzenden Position.

Nicht zu unterschätzen ist dabei, das Team selbst kennenzulernen, um auch dafür den richtigen Fit zu finden.

In allen diesen Punkten beraten wir unsere Kunden, die von unserer Erfahrung aus mehr als 20 Jahren profitieren können.

Erst im Anschluss an die Ausarbeitung des Jobprofils kann der eigentliche Suchprozess beginnen.

Für den wir, angepasst an das Marktgeschehen und den wechselnden Anforderungen, bestehende Strategien weiter entwickeln, oder auch ganz neue Wege gehen, um potentielle Kandidat*innen in dem meist sehr engen Marktsegmenten der Life Sciences zu identifizieren.

Direct Search mit differenzierenden Tools

Unsere Arbeit basiert auf target-orientierter Direktsuche.
Dabei nutzen wir unsere hauseigene Datenbank sowie unser weltweites Netzwerk. Im optimalen Fall haben wir dadurch bereits Zugriff auf passende Kandidat*innen. Parallel identifizieren wir mit einer intensiven Marktrecherche Talente direkt im Markt.

Was ist für Kandidat*innen wichtig?

Wesentliche Aspekte für Kandidat*innen sind:

Die meisten von uns - ja, auch wir werden von anderen Headhuntern angesprochen - hatten bereits Kontakt zu Personalberatern*innen und haben eine konkrete Vorstellung, was uns als Kandidat*in für die erste Einschätzung wichtig ist.

Was ist das für ein Unternehmen?
Welche Unternehmenskultur wird gelebt?
Welche Chance bietet mir diese Position?
Inwieweit passt diese neue Herausforderung in mein derzeitiges Lebenskonzept?

Was sind zentrale Gesichtspunkte bei der Einschätzung von Talenten?

Passt diese Person fachlich, aber vor allem auch deren Persönlichkeit zum Unternehmen und in das vorhandene Team?
Welche Motivation bringt diese mit?
Hat die Person das Potential, einen Beitrag zu leisten, das Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen?

Um diese Fragen im Detail beantworten zu können, nutzen wir einen dezidierten Prozess der Personalauswahl.
Mittels Interviews, Assessments und Referenzabfragen erstellen wir ein möglichst genaues Bild der Kandidat*innen, um den Auftraggebern die Wahl des oder der Richtigen zu ermöglichen.

Auch das Unternehmen muss sich präsentieren

Auf der anderen Seite muss sich auch das Unternehmen vorstellen und den Kandidat*innen die Möglichkeit geben, ein ähnlich genaues Bild von der neuen Herausforderung in einem neuen Unternehmensumfeld zu bekommen.

Denn es liegt auf der Hand: Es muss sich eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten ergeben!

Diesen Aspekt werden wir nochmal genauer in unserem nächsten Post – Hiring – behandeln.

Seien Sie gespannt und bleiben Sie gesund!

Ihr DCZ Team

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Announcing the launch of our new website!

18/5/2020

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We are happy and excited to release our brand-new website into the wild!

After a few weeks of hard work and dedication, we are delighted to announce the launch of our new website.

Welcome to new: www.dcz-executivesearch.com

What´s new?

We hope it will give you a clearer view of who we are and what we are doing.

Our goal with the new website is to provide our clients and visitors a way to learn about us, our services and to explain how we can help to grow your business.

Our design is more modern, intuitive and with this new look, we wanted to make the user experience as simple as possible.

What´s next?

We´re not finished yet! Keep an eye out for more improvements soon.

We are constantly updating the content and our blog page where you can learn about our latest news.

Like what you see?

We are interested in what you think about our new website.

Let us know any questions, suggestions, feedback or comments here, on social media, through the website or at Team@dcz.de.

Your DCZ Team

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Wie lange dauert es noch?

14/5/2020

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HR-Management in Unternehmen der Life Sciences

Wer kennt sie nicht?! Die beliebteste Frage von Kindern, wenn man unterwegs ist, sei es zu Fuß, im Auto oder mit der Bahn:

Wie lange dauert es noch?

Dies gehört sicher auch derzeit zu den beliebtesten Fragen: Wie lange dauert es noch? Wann haben wir die Corona-Pandemie hinter uns gelassen oder ein Medikament oder Impfstoff gefunden, um sie zu bekämpfen?

Wie lange dauert es, bis unser Leben wieder normal ist?

Leider kann diese Fragen gerade niemand beantworten. Daher müssen wir Wege finden, damit umzugehen und dennoch produktiv zu sein.

Verschiedene Strategien können dabei sehr effektiv sein

1. Hör auf, die Zeit zu zählen:
Keiner weiß, wie lange die Situation noch so bleibt, wie sie ist. Setze dir kleine erreichbare Ziele, bleib am Ball und entwickele dich weiter. Versuche, dein bestes Ich zu werden. Wertschätze das, was du oder andere erreicht haben. Ein kleiner Dank tut jedem gut.

2. Nobody is perfect:
Tu das, was jetzt in deinen Möglichkeiten liegt. Wenn du wartest, bis etwas perfekt ist, ist die Zeit dafür vielleicht schon vorbei. Tatsächlich ist jetzt die Zeit, aus Fehlern zu lernen und sie als das zu akzeptieren, was sie sind: die Möglichkeit, besser zu werden.

3. Alle sitzen im gleichen Boot:
Hadere nicht mit der Situation. Den meisten geht es wie dir. Alle müssen schauen, wie sie Berufs- und Privatleben meistern, und tatsächlich gibt es dabei viele kreative Ideen. Nutze die Zeit, um selbst neue Ideen auszuprobieren und dich, dein Produkt oder deine Dienstleistung weiterzubringen.

Neue Wege gehen, um schneller ans Ziel zu kommen

Auch wir als langjährig erfahrene Personalberaterinnen stehen vor der Herausforderung uns auf die neuartige Situation ein- und aufzustellen.

Wir sehen es als Chance, neue Möglichkeiten zu identifizieren, zum Beispiel wie wir noch schneller und flexibler auf Kundenbedürfnisse eingehen können.

Darüber hinaus ist und bleibt ein Top Thema in unserem Business, Talente nicht nur auszumachen, sondern noch effektiver für unsere Kunden zu aktivieren.

Doch kann man auch hier kreativ sein und verschiedene neue Wege gehen? Wir sind davon überzeugt!
Search, Hiring, Onboarding, Qualifying und Retention sind Themenfelder, die wir bedienen und mit denen wir uns in den nächsten Wochen hier auseinandersetzen wollen.

Seien Sie gespannt und bleiben Sie gesund!

Ihr DCZ Team

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Strukturiertes Onboarding – eine Investition in die Zukunft

Wo finde ich…?

Announcing the launch of our new website!

We are happy and excited to release our brand-new website into the wild!

Wie lange dauert es noch?

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